Työntekijöiden osaamisen arviointi ja kehitys

Modernissa työelämässä muutos on jatkuvaa – teknologia kehittyy, strategiat uudistuvat, roolit elävät. Työntekijöiden osaamiskartoitus on työkalu, jolla organisaatio voi pysyä ajan tasalla henkilöstönsä taidoista ja tunnistaa osaamisvajeet ajoissa. Yksinkertaistettuna kyse on siitä, että selvitetään järjestelmällisesti, mitä taitoja ja tietoja talosta löytyy, ja verrataan niitä niihin taitoihin, joita nyt ja tulevaisuudessa tarvitaan. Tuloksena saadaan pohja kehityspoluille – poluille, joita pitkin sekä yksilöt että tiimit voivat kehittyä kohti tavoitteita.

Miksi osaamiskartoitus on niin tärkeä? Ensinnäkin, oikeiden osaamisten varmistaminen on elinehto liiketoiminnan menestykselle. Strategia voi muuttua, mutta ilman ihmisillä olevaa kyvykkyyttä toteuttaa sitä strategia jää puheeksi. Toiseksi, työntekijän näkökulmasta osaamisen kehittäminen on osa mielekästä ura- ja kasvupolkua. Kun ihminen tietää, että hänen kehittymistään tuetaan, sitoutuminen organisaatioon vahvistuu. Kolmanneksi, osaamiskartoitus linkittyy organisaation vastuisiin ja velvollisuuksiin: työnantajan on huolehdittava työntekijöiden osaamisesta muuttuvissa tilanteissa, ja Suomessa lainsäädäntökin ohjaa tähän suuntaan. Esimerkiksi uusi yhteistoimintalaki edellyttää, että työnantaja ja henkilöstö keskustelevat säännöllisesti henkilöstön osaamistarpeista ja osaamisen kehittämisestä osana jatkuvaa vuoropuhelua[31]. Tämä tarkoittaa, että vähintään neljä kertaa vuodessa (tai pienemmissä yrityksissä 1–2 kertaa vuodessa) on yhdessä käsiteltävä, missä mennään osaamisen suhteen.

Juridisen velvoitteen lisäksi on hyvä muistaa myös eettinen ja inhimillinen puoli: kukaan ei halua nähdä osaamisensa vanhenevan tai jäädä ”ylimääräiseksi rattaaksi” organisaatiossa. Osaamiskartoitus ja sen pohjalta luodut kehityssuunnitelmat antavat työntekijälle viestin, että sinun kehityksesi on meille tärkeää. Tämä lisää työn imun kokemusta ja luo turvaa – ihminen voi luottaa siihen, että työnantaja haluaa panostaa hänen kykyihinsä, eikä osaamista hankita vain rekrytoimalla uutta väkeä ulkopuolelta. Työterveyslaitoksen asiantuntija kiteytti tämän hienosti kehityskeskusteluja koskien: miksi et hyödyntäisi jo talossa olevaa innostusta ja potentiaalia sen sijaan, että lähtisit merta edemmäs kalaan?[29] Sama pätee osaamiskartoitukseen laajemminkin – tulevaisuuden tähdet saattavat jo olla omassa henkilöstössäsi, heidät pitää vain tunnistaa ja kasvattaa.

Miten osaamiskartoitus tehdään?

Osaamiskartoitus voidaan toteuttaa monella tavalla, ja usein parhaaseen lopputulokseen päästään yhdistelemällä menetelmiä. Tässä joitakin yleisiä keinoja:

• Itsearvioinnit: Työntekijöitä pyydetään arvioimaan omaa osaamistaan tietyillä osa-alueilla. Tämä voidaan tehdä kyselylomakkeilla tai digityökaluilla, joissa on lueteltu keskeisiä taitoja. Itsearvio antaa työntekijän näkökulman – joskus vaatimattoman, joskus yläkanttiin, mutta joka tapauksessa arvokkaan lähtötiedon. Hyvä käytäntö on pyytää esihenkilöä tekemään vastaava arvio työntekijän osaamisesta ja sitten verrata näkemyksiä.
• 360-arvioinnit: Tässä menetelmässä palaute ja arvio osaamisesta kerätään laajemmalta joukolta: työntekijän kollegoilta, alaisilta (jos esihenkilö) ja esimieheltä. 360-asteen arviointi antaa monipuolisen kuvan erityisesti ns. pehmeistä taidoista (johtamis-, yhteistyö-, viestintätaidot), joita on vaikeampi itsearvioida objektiivisesti. Esimerkiksi asiantuntija saattaa itse pitää viestintätaitojaan keskinkertaisina, mutta kollegat kiittävät hänen selkeää kommunikointiaan – tai päinvastoin.
• Taitotestit ja näytöt: Joillain aloilla voidaan hyödyntää standardoituja testejä tai sertifikaatteja (kuten kielitesti, koodaushaaste, ajokoe). Myös käytännön työssä annetut näytöt – vaikkapa seniorimyyjän pitämä asiakasesittely arviointiraadin edessä – voivat olla tapa kartoittaa osaamistasoa käytännössä.
• HR-analytiikka ja digityökalut: Nykyään on tarjolla paljon ohjelmistoja osaamisen hallintaan. Niihin syötetään kunkin työntekijän taidot ja kokemukset (CV-tiedot, kurssit, projektit) ja ne voivat visualisoida koko organisaation osaamiskartan. Jotkin järjestelmät osaavat ehdottaa myös ”osaamisaukkoja”: esim. jos strategiassa on panostaa data-analytiikkaan, työkalu huomauttaa, ettei henkilöstössä ole ketään R-ohjelmointikielen taitajaa. Tekoäly alkaa hiipiä tällekin alueelle: on välineitä, jotka osaavat suositella yksilöllisiä koulutuspolkuja henkilöprofiilin ja yrityksen tarpeiden perusteella.
• Keskustelut ja havainnointi: Mikään ei voita perinteistä esihenkilön ja työntekijän välistä keskustelua osaamisesta. Kehityskeskustelut ovat luonteva paikka puhua myös osaamisesta ja sen kehittämisestä – monissa suosituksissa kehotetaankin kytkemään osaamiskartoitukset osaksi kehityskeskusteluja[32]. Esihenkilö voi kysyä: ”Missä haluaisit kehittyä? Mitä nykyisessä roolissasi tarvitaan tulevaisuudessa?” Havainnoimalla arjen työtä esihenkilö voi myös tunnistaa piileviä kykyjä tai koulutustarpeita.

Kun tiedonkeruu on tehty, tärkeää on analysoida data ja tehdä suunnitelma. Pelkkä lista ”meillä on 5 Python-osaajaa ja 2 joilla projektinhallintataidot heikot” ei vielä hyödytä, ellei sen pohjalta ryhdytä toimiin. Siksi osaamiskartoitukseen kuuluu aina tulosten purku: Mitkä ovat organisaation kriittiset osaamisalueet? Onko niissä aukkoja tai ylitarjontaa? Ketkä työntekijät tarvitsevat kipeimmin päivitystä osaamiseensa ja millä keinoin?

Tämän perusteella laaditaan henkilöstön kehittämissuunnitelma. Kunta- ja hyvinvointialuetyönantajien (KT) suosituksissa pidetään lähtökohtana juuri sitä, että osaaminen arvioidaan ja sen perusteella tehdään kehittämissuunnitelmat – koulutustarpeiden arvioinnin tulisi perustua osaamiskartoituksiin ja että henkilöstön täydennyskoulutuksesta laaditaan henkilöstöstrategiaan pohjautuva ohjeistus[32]. Näin varmistetaan, että osaamisen kehittäminen ei ole irrallaan yrityksen tavoitteista, vaan palvelee suoraan strategiaa.

Yksilön urapolku ja tiimin osaamistarpeet

Osaamiskartoitus luo perustan sekä yksilöllisille kehityspoluille että tiimi- ja organisaatiotason suunnittelulle. Yksilön kehityspolku tarkoittaa käytännössä urasuunnitelmaa: mihin suuntaan työntekijä haluaa ja voisi kehittyä. Kun työntekijän nykyosaaminen ja kiinnostuksen kohteet tunnetaan, voidaan yhdessä hahmotella polkua – esimerkiksi ”Sinulla on vahva tekninen osaaminen ja kiinnostusta esihenkilötyöhön, miten olisi junior-tason projektipäällikön rooli seuraavaksi tavoitteeksi?” Tähän polkuun liitetään tarvittavat kehitystoimet, kuten tietty johtamiskoulutus tai mentorointi.

Tiimin tasolla osaamiskartoitus auttaa varmistamaan, että tiimissä on sopiva sekoitus taitoja. Voidaan huomata vaikkapa, että tiimissä on paljon teknistä osaamista mutta asiakaspalvelutaidot heikommat – tällöin voidaan kouluttaa joitain tiimin jäseniä tai rekrytoida uusi jäsen täydentämään palettia. Myös projektien resursointi helpottuu: kun tiedetään tarkasti, kuka osaa mitä, oikeat ihmiset löydetään oikeisiin tehtäviin nopeasti.

Organisaation tasolla osaamiskartoituksen tuloksia voidaan hyödyntää monin tavoin: rekrytointistrategiassa (mihin rooleihin tarvitaan uutta verta, mistä voidaan kouluttaa sisältä päin), seuraajasuunnittelussa (keistä työntekijöistä voisi kehittyä yrityksen tulevia johtajia ja miten heitä kehitetään sitä silmällä pitäen) sekä vaikkapa palkitsemisessa (jos jokin kriittinen sertifikaatti puuttuu monelta, voidaan motivoida sen suorittamiseen palkkioin).

Case-esimerkki: KUVITE Oy on 100 hengen suunnittelutoimisto, joka päätti toteuttaa kattavan osaamiskartoituksen osana strategiansa uudistusta. He tiesivät, että seuraavina vuosina heiltä vaaditaan enemmän digitaalisen puolen osaamista perinteisen suunnittelun rinnalle. Kartoituksessa selvisi, että talossa oli vain 3 henkeä, joilla oli syvempää kokemusta 3D-mallinnuksesta ja yksi itseopiskellut data-analytiikkaa huvikseen. Sen sijaan monella seniorisuunnittelijalla oli hallussaan vahvaa asiakasviestinnän ja projektinhallinnan osaamista. Yritys tunnisti aukon: tarvitaan lisää 3D- ja data-osaamista. Sen sijaan asiakasviestintä oli vahvuus, jota voitaisiin hyödyntää palvelun laajentamiseen konsultointimuotoon.

Mitä KUVITE Oy teki? Ensinnäkin he loivat tiimikohtaiset kehitysohjelmat. Digitaalisen suunnittelun tiimiin palkattiin yksi kokenut data-analyytikko ulkopuolelta, mutta samalla päätettiin kouluttaa viisi kiinnostunutta työntekijää data-analyysin perusteisiin. Yritys hyödynsi TE-palvelujen tukemia muuntokoulutuksia tähän. Lisäksi perustettiin sisäinen mentorointiohjelma: nuo kolme 3D-osaajaa vapautettiin osaksi aikaa mentoroimaan muita projekteissa, jotta 3D-taidot leviäisivät talon sisällä. Seniorisuunnittelijoiden asiakasviestintäosaamista alettiin hyödyntää uudella tavalla – heistä koottiin ”asiakaskokemus-tiimi”, joka kiersi kouluttamassa nuorempia kollegoita asiakasprojektien johtamisessa.

Vuoden kuluttua KUVITEn tilanne oli muuttunut: nyt heillä oli 10 tekijää, jotka hallitsivat 3D-mallinnuksen perustaidot, ja pari työntekijää oli ottanut isoja harppauksia data-analytiikassa, yksi jopa niin paljon että siirtyi uuteen rooliin ”Data Specialistiksi”. Yrityksen johto totesi, että ilman kartoitusta he eivät olisi tienneet talon sisällä piilevästä potentiaalista – tuo itseopiskellut data-harrastaja oli noussut avainhenkilöksi uuden palvelun kehityksessä. Samalla työntekijät kiittivät siitä, että heille oli avautunut uusia uramahdollisuuksia talon sisällä. Muutama oli säästynyt YT-neuvotteluiltakin aiemmassa elämässään, kun osaaminen oli päässyt vanhenemaan – KUVITEssa he kokivat, että nyt pidetään huolta ettei niin pääse käymään.

Strateginen ja inhimillinen investointi

Osaamiskartoitus ei ole vain HR-harjoitus paperilla, vaan se on strateginen investointi organisaation tulevaisuuteen. On halvempaa kehittää omaa henkilöstöä kuin aina rekrytoida ulkopuolelta – ja inhimillisesti se on kestävämpää ja motivoivampaa. Työntekijälle organisaatio näyttäytyy paikkana, jossa voi kasvaa ammatillisesti, mikä lisää sitoutumista ja vähentää halua vaihtaa työpaikkaa.

Samalla osaamiskartoitus kantaa vastuuta yhteiskunnallisestikin: se edesauttaa, että työntekijöiden osaaminen pysyy työmarkkinoiden vaatimusten tasalla ja heidän työuransa jatkuu pidempään. Tämä on linjassa vaikkapa Työterveyslaitoksen ja ministeriöiden visioiden kanssa eheästä, kestävästä työelämästä, jossa jatkuva oppiminen on normi.

Yhteenvetona: pidetään osaamiset näkyvillä ja kehityspolut avoimina. Kun jokainen tietää, missä on hyvä ja missä voi kehittyä – ja kun organisaatio tarjoaa polkuja edetä – syntyy tilanne, jossa sekä työnantaja että työntekijä voittavat. Osaamiskartoitus on kompassi, joka ohjaa henkilöstön kehittämistä oikeaan suuntaan, kohti organisaation tavoitteita ja samalla kohti kunkin omaa seuraavaa etappia urallaan.

Varaa osaamiskartoitus-työpaja – Asiantuntijamme auttavat toteuttamaan kattavan osaamiskartoituksen ja tulkitsemaan sen tulokset. Samalla luomme yhdessä organisaatiollesi räätälöidyt kehityspolut ja koulutussuunnitelmat. Lähde rakentamaan vahvempaa, osaavampaa tulevaisuuden työyhteisöä jo tänään.