Kuvittele saapuvasi seminaariin, jossa valot ovat kirkkaat kuin toimistossa, taustalla soi vain hiljainen humina ja ihmiset istuvat hajanaisesti ripoteltuina ilman että kukaan tervehtii. Tunnelma on latteahko – kuin maanantai ilman kahvia. Sitten ajattele toisenlaista tilannetta: astut sisään musiikin soidessa kevyesti taustalla, tilavasta oviaulasta sinut toivottaa tervetulleeksi hymyilevä tapahtumajärjestäjä nimeltä mainiten ja ohjaa sinut värikkäästi sisustettuun saliin, jossa puhujan dioissa pyörii inspiroiva aloituskuva. Jo ennen puheiden alkua tunnet olosi odotetuksi ja virittyneeksi.
Näissä kahdessa kuvauksessa on sama tapahtuma – ero on vain siinä, miten tilaisuuden tunnelma on luotu.
Onnistunut esiintymistilaisuus
Tunnelman luominen on olennainen osa onnistunutta esiintymistilaisuutta. Moni luulee, että hyvä tunnelma syntyy itsestään, kunhan paikalle tulee tarpeeksi ihmisiä ja sisältö on kiinnostavaa. Todellisuudessa taustalla on usein huolellinen suunnittelu: valintoja tilan, valaistuksen, äänimaailman, juonnon ja ohjelman suhteen, jotka yhdessä synnyttävät halutun fiiliksen.
Eräs tapahtuma-alan konkari sanoi osuvasti:
“Tunnelma rakennetaan jo ennen kuin ensimmäinen osallistuja astuu ovesta sisään”.
Tämä tarkoittaa esimerkiksi kutsuviestinnän sävyä, tapahtumapaikan visuaalista ilmettä ja jopa sisääntulomusiikkia. Kaikilla näillä viestitään alitajuisesti osallistujille, millaiseen tilaisuuteen he ovat tulossa.
Tunnelmaa voisi verrata teatterinäytökseen: lavastus, valaistus ja alkumusiikki virittävät yleisön oikeaan mielentilaan. Ensivaikutelma on tärkein. Jos saavuttaessa kohtaa sähläystä tai ankeutta, mieliala laskee ja puhuja saa tehdä tuplatyön innostaakseen yleisön.
Siksi tapahtuman järjestäjien (ja puhujienkin, jos mahdollista) kannattaa panostaa tervetuloon. Pienet yksityiskohdat, kuten opasteet, rekisteröitymispisteen sujuvuus ja vaikkapa tarjoilujen tuoksu, luovat alitajuisesti tunteen: “Tässä tapahtumassa on hyvä meininki, minusta pidetään huolta.”
Suomessa tämä saatetaan joskus unohtaa – ollaan ehkä turhan asiallisia. Kuitenkin esimerkiksi amerikkalaisissa tapahtumissa on tavallista, että jo eteisessä ihmisille hymyillään, ohjataan ja kiitetään tulosta. Voisimmeko ottaa siitä oppia? Hymy ei maksa mitään, mutta sen vaikutus on suuri: se tarttuu.
Juontajan ja puhujien rooli
Juontajan ja puhujien rooli tunnelman luomisessa on kriittinen. Hyvä juontaja on kuin kapellimestari, joka pitää tilaisuuden rytmissä ja fiiliksen korkealla. Hänen tehtävänsä on paitsi huolehtia ohjelman sujuvuudesta, myös kiinnittää yleisön huomio ja virittää tunnelma oikeaksi.
Juontaja voi omalla tyylillään vaikuttaa paljon: on eri asia lausua “Seuraavaksi lavalle saapuu…” monotonisesti kuin innostuneella äänellä pienen tarinan kera. Juontajan kannattaa reagoida yleisön energiaan – jos huomaa väsymystä, ehkä pieni taukojumppa tai yleisökysymys nostattaa ilmapiiriä. Toisaalta jos yleisö on jo valmiiksi innoissaan, siitä voi ammentaa lisää virtaa koko tilaisuuteen.
Puhujien puolestaan olisi hyvä aistia edeltävien esitysten ja yleisön tunto: jos vaikka edellinen puhuja on käsitellyt raskasta aihetta, seuraava voi aloittaa kevennyksellä tunnelman nostamiseksi.
Hyödynnä tekniikka
Tunnelman luominen on myös teknisiä asioita: valaistus, äänet, visuaalisuus. Hämärä valaistus ja taustamusiikki voivat luoda juhlavan tai rennon tunnelman, kun taas kirkas loisteputkivalaistus tuo helposti mieleen luokkahuoneen tai toimiston arjen.
Moni tapahtumajärjestäjä vannoo nykyään kokemuksellisuuden nimeen – he haluavat luoda tilaisuuksista elämyksiä, jotka muistetaan. Tämä voi tarkoittaa erikoisempia ratkaisuja: festarityylistä vapautta yritystapahtumassa tai teemallista sisustusta, joka tukee tapahtuman aihetta.
Esimerkiksi Business Festival -nimisessä tapahtumassa tavoiteltiin festivaalitunnelmaa: useita ohjelmalavoja, rentoa oheisohjelmaa ja ennakkomarkkinoinnissa jo glitteriä ja värikästä kieltä, mikä kaikki viesti osallistujille, että nyt ei ole luvassa perinteistä pönötystä. Tuloksena kävijät saapuivat paikalle odottavin mielin valmiina pitämään hauskaa oppimisen lomassa.
Myös tilan käyttö vaikuttaa tunnelmaan. Jos iso sali on puolityhjä, tunnelma latistuu – silloin voi olla viisasta pyytää ihmisiä istumaan eteen tai jopa sulkea osa tilasta, jotta tiiviimpi tunnelma säilyy. Pyöreät pöydät luovat eri fiiliksen kuin perinteinen teatterimuoto; edelliset kutsuvat keskustelemaan, jälkimmäinen on muodollisempi.
On hyvä miettiä, halutaanko yleisöä osallistumaan aktiivisesti (jolloin mm. istumajärjestys ja mahdolliset appit, kuten Mentimeter tai Slido, tulevat kuvaan) vai pitääkö tunnelma rauhallisena kuuntelutilaisuutena. Ei ole yhtä oikeaa vastausta – tärkeää on johdonmukaisuus: kaikki elementit tilassa tukevat haluttua tunnelmaa. Jos tavoitteena on innostava ideointityöpaja, viritetään rento, kokeileva ilmapiiri; jos taas muistoseminaari, pidetään sävy arvokkaana ja rauhallisena.
Puhujien ja yleisön vastaanotto
Henkilökunta ja puhujien kohtaaminen ovat pieni mutta merkittävä tekijä. Kun esiintyjä saapuu paikalle, hänet kannattaa ottaa vastaan lämpimästi, opastaa backstagelle, tarjota vettä ja rauhallinen hetki valmistautumiseen. Tämä ei ole vain hyvien tapojen mukaista, vaan myös osa tunnelman hallintaa: rento ja huomioitu puhuja välittää hyvää tunnelmaa eteenpäin yleisölle.
Samoin yleisön vastaanotto – nimilaput valmiiksi, tervetulotoivotus – luo vieraanvaraisuuden ilmapiirin. Monesti tehokkaimmat keinot tunnelman luomiseen ovat ilmaisia tai lähes ilmaisia: hymy, tervehdys, kiitos, musiikki, valojen himmennys oikeassa kohdassa, pienet yllätykset. Ei tarvita konfettitykkejä (paitsi jos tilaisuuden luonne sen sallii!) kuten Maikki Media humoristisesti blogissaan totesi, että festaritunnelmaa ei ehkä kannata yrittää luoda hautajaisiin.
Tunnelman luomisessa auttavat myös juonne- tai teemaelementit. Esimerkiksi urheilutapahtumissa tunnelma huipentuu urheilijan suoritukseen. Yritystapahtumissa vastaavan huipennuksen voi tarjota hyvä juontaja tai pääpuhuja. Joku tapahtuma käytti “ottelun selostaja” -tyylistä juontoa koko päivän ajan, mikä toi hauskaa jatkuvuutta. Toinen tapahtuma jakoi osallistujille teemaan sopivia pieniä lahjoja (kuten seminaarissa stressipalloja aiheen ollessa stressinhallinta), mikä toi vuorovaikutteisuutta ja yhteishenkeä. Tällaiset elementit ovat ikään kuin tunnelman mausteita – niitä ei pidä käyttää liikaa, jottei tule sillisalaattia, mutta harkiten ripoteltuna ne erottavat tapahtuman edukseen ja jäävät mieleen.
Puhujalta vaaditaan paljon
Entä puhujan oma rooli tunnelman luomisessa? Se on valtava. Puhuja on esiintyessään paitsi viestinsä välittäjä myös tunnelman tulkki. Hän voi joko rikastaa tai romuttaa tilaan rakennetun fiiliksen. Jos tapahtuma on markkinoitu rennoilla viboilla mutta puhuja esiintyy liian muodollisesti, yleisö hämmentyy. Siksi puhujan on hyvä virittäytyä tilaisuuden henkeen: tuleeko heittää pikkutakki pois ja puhua T-paita päällä vai pitää kiinni muodollisesta tyylistä? Tämä selviää usein briiffauksessa, mutta loppu on puhujan pelisilmää.
Taitava esiintyjä aloittaa kontaktin luomisen jo ennen lavaa – juttelee osallistujille tauolla, aistii ilmapiirin. Lavalta käsin hän voi sanoittaa tunnelmaa (“Täällä on tänään jotenkin erityisen energinen fiilis, mahtavaa!” tai “Huomaan että aamukahvi ei ehkä vielä täysin potki – tehdäänpä pieni harjoitus yhdessä, että saadaan veri kiertämään!”). Yleisö arvostaa, kun puhuja on läsnä tässä ja nyt, eikä vedä vain nauhoitetusti omaa monologiaan.
Suunnittelua ja spontaanisuutta
Kaiken kaikkiaan tilaisuuden tunnelman luominen on yhdistelmä suunnittelua ja spontaaniutta. Suunnittelu kattaa puitteet ja ennakkovalmistelut, spontaanius näkyy paikan päällä tilannetajuna. Ei haittaa, vaikka suunniteltu ohjelma hieman joustaa, jos se tehdään tunnelman nimissä – ehkä aikataulusta tingitään 5 minuuttia, jotta saadaan yleisön kysymyksiä mukaan, mikä pitää kiinnostuksen korkealla.
Tunnelma on lopulta se, mitä ihmiset muistavat vielä kauan tilaisuuden jälkeen. He eivät ehkä muista jokaista faktaa esityksistä, mutta he muistavat, miltä tuntui olla siellä. Siksi panostus tunnelmaan on panostus elämykseen.