Kuvitellaan, että suunnittelet tärkeää seminaaria yrityksellesi. Haluat tilaisuuden huipentuvan inspiroivaan puheenvuoroon. Mistä aloitat esiintyjän etsimisen? Moni saattaa ajatella, että otetaan se kuuluisin nimi jonka budjetilla saa – tunnettu julkisuuden henkilö tai alan guru. Tämä voi toimia, mutta joskus pelkkä nimi ei takaa onnistumista.

Tärkeämpää on löytää esiintyjä, joka sopii juuri sinun tilaisuuteesi ja yleisöösi. Eri puhujilla on erilaisia vahvuuksia: joku on taitava tunnelman kohottaja, toinen syvällinen asiantuntija, kolmas hauska tarinankertoja. Esiintyjän valinta onkin kuin roolitusta elokuvaan – oikea ihminen oikeaan rooliin.

Huomioi tapahtuman teema

Ensimmäinen huomioitava seikka on tapahtuman tavoite ja teema. Mitä haluat yleisön ajattelevan, tuntevan tai tekevän tilaisuuden jälkeen? Jos kyse on henkilöstöpäivästä, kenties haluat nostattaa tiimihenkeä ja motivaatiota – silloin motivoiva puhuja, jolla on positiivinen energia, on paikallaan. Jos taas kyseessä on asiakkaillesi suunnattu teknologiaseminaari, haluat ehkä asiantuntevan puhujan, joka osaa avata tulevaisuuden trendit uskottavasti.

Kohdeyleisö liittyy tähän oleellisesti: puhujan pitää puhutella juuri sitä joukkoa. Suomalainen yleisö arvostaa yleensä maanläheisyyttä ja konkreettisia esimerkkejä – eli kovin korkealentoiset visionäärit saattavat jäädä etäisiksi, ellei heidän viestinsä käänny käytännön kielelle. Varmista siis, että puhuja ymmärtää kuulijakunnan profiilin ja tarpeet.

Toinen keskeinen kriteeri on puhujan kokemus ja esiintymistaidot. Onko hänellä näyttöjä vastaavista tilaisuuksista? Kokeneella puhujalla on kykyä hallita erilaisia tilanteita: hän osaa tarvittaessa venyttää tai tiivistää puhettaan aikataulun mukaan, reagoi yleisön ilmapiiriin ja selviytyy myös teknisistä haasteista (mikrofonin kiukuttelu, kalvosulkeisten pettäminen) ilman hermostumista.

Kokemus tuo myös varmuutta – kokenut esiintyjä ei hätkähdä isoa yleisömäärää tai yllättävää kysymystä. Tämä ei tarkoita, että noviisia ei voisi koskaan valita, mutta silloin on hyvä vaikka nähdä etukäteen video kyseisen henkilön esiintymisestä tai järjestää kenraaliharjoitus. Itsevarma ja osaava esiintyjä luo luottamusta yleisöön ja tapahtuman järjestäjiin.

Sisältöasiantuntemus on luonnollisesti tärkeää, mutta se yksin ei riitä. Yksi tapahtumajärjestäjien klassinen virhe on ottaa huippuasiantuntija puhujaksi varmistamatta, että hän osaa esiintyä.

Jos professori X on alansa viisain, mutta puhuu monotonisesti ja liian syvällä termistöllä, yleisö voi tippua kärryiltä. Toisaalta pelkkä showmies ilman substanssia voi jättää kuulijat kysymään “mitä konkreettista tästä jäi käteen?”. Parhaassa tapauksessa esiintyjä on sekä pätevä että viihdyttävä. Kannattaa siis etsiä puhujia, joilla on mainetta molemmista – tai jos se ei ole mahdollista, harkita kahden puhujan taktiikkaa: ensin asiapitoinen puhuja ja perään motivaatiopuhuja tiivistämään ja innostamaan. Jotkut tapahtumat tekevät näin yhdistäen esimerkiksi yrityksen oman asiantuntijan ja ulkopuolisen inspiraatiopuhujan, jolloin saadaan sekä faktat että fiilikset kohdilleen.

Suomessa on useita puhujavälitystoimistoja (kuten MySpeaker, SpeakersForum) sekä ohjelmatoimistoja, jotka tarjoavat eri alojen puhujia. Niiden katalogeja selaillessa kannattaa kiinnittää huomiota puhujien taustoihin, videoesityksiin ja aiempiin asiakkaisiin.

Referenssit ja suosittelut ovat arvokkaita: jos jokin yritys tai organisaatio on hehkuttanut puhujaa, se kertoo luotettavuudesta. Voit myös kysyä kollegoilta vinkkejä – word of mouth toimii tässäkin. Muista myös käytännön asiat: puhujan kielitaito (tarvitaanko esitys suomeksi vai englanniksi?), saatavuus tapahtumapäivänä, ja totta kai palkkio sekä matkakulut budjetin raameissa. Suosituimmat puhujat varataan joskus vuodenkin etukäteen, joten ole liikkeellä ajoissa.

Yhteensopivuus tapahtuman kanssa on mielenkiintoinen huomio. Ajatellaan vaikka, että järjestät hyvinvointiaiheisen tapahtuman julkishallinnon yleisölle. Sinulla on mahdollisuus saada puhujaksi julkkisjoogaohjaaja, joka on tunnettu rentouttavista retriiteistään, tai vaihtoehtoisesti työterveyspsykologi, joka puhuu työstressistä. Kumpi sopii paremmin?

Se riippuu tunnelmasta, jonka haluat luoda, ja yleisön odotuksista. Joogaohjaaja saattaa tuoda ihanan rauhoittavan fiiliksen (ehkä jopa yhteisen hengitysharjoituksen), mikä voi olla virkistävä poikkeus virkamiesten arkeen. Toisaalta psykologi voi tarjota konkreettisia vinkkejä ja tieteellistä taustaa, mikä lisää uskottavuutta.

Ehkä ratkaisu on ottaa molemmat – toinen avaamaan mieli ja toinen ankkuroimaan asia arkeen. Pointti on, että puhujan tulee sopia tapahtuman tyyliin ja tavoitteisiin. Rentoon kesäjuhlaan ei välttämättä kaivata pönöttävää pörssiyhtiön johtajaa lavalle, eikä vakavaan vuosikokoukseen stand up -koomikko pääpuhujaksi (ellei haluta tahallaan ravistella perinteitä).

Esiintyjän karisma ja taito lukea yleisöä on toinen valintakriteeri, jota voi olla vaikea arvioida etukäteen. Tässä videotallenteet tai koe-esiintyminen on kullanarvoisia. Moni hyvä puhuja tarjoaa lyhyen puhelin- tai Zoom-keskustelun, jossa voit tunnustella hänen tyyliään ja yhteyttä. Kysy, miten hän lähestyisi teidän tilaisuuttanne. Hyvä puhuja esittää kysymyksiä: keitä paikalla, mikä tilaisuuden tarkoitus, onko jotain varottavaa aihetta, millä mielellä ihmiset tulevat? Jos puhuja vaikuttaa muovaavan sisältöään näiden mukaan, olet tekemisissä ammattilaisen kanssa.

Varauksena: jos puhuja sanoo vetävänsä aina “saman setin” riippumatta yleisöstä, se on pieni hälytysmerkki – puheen customointi on nykypäivää, ja staattiset puheet eivät aina osu maaliin.

Käytännön järjestelyt kuten tekniset vaatimukset ja aikataulut on myös syytä huomioida. Joku puhuja haluaa paikalle tuntia etukäteen testaamaan laitteet, toinen saapuu viime tingassa valmiina hyppäämään lavalle (ja molemmat voivat silti olla erinomaisia). Selvitä, tarvitseeko puhuja erityistä rekvisiittaa, soiko hänellä taustavideo, aikooko hän ottaa yleisön lavalle mukaan jne. Näin vältyt yllätyksiltä.

Ammattipuhuja osaa yleensä sopeutua vallitsevaan tekniikkaan, mutta on hyvä saada ajoissa heidän esitysmateriaalinsa ja toiveensa. Samoin puhujan kanssa on hyvä sopia, osallistuuko hän esimerkiksi paneelikeskusteluun tai Q&A -osioon puheensa jälkeen – jos kyllä, se vaatii häneltä erilaista valmistautumista.

Taloudellinen puoli

Puhujien palkkiot vaihtelevat suuresti. Joku tekee sitä päätyönään ja veloittaa tuhansia euroja, toinen puhuu sivutoimisesti pienemmällä korvauksella. Kallein ei aina ole paras juuri sinulle, mutta budjetissa kannattaa huomioida, että puhuja on tilaisuuden yksi kohokohta – heistä ei kannata tinkiä liiaksi, jos haluaa laadukkaan kokemuksen.

Toisaalta Suomesta löytyy todella hyviä puhujia myös kohtuullisilla palkkioilla.

Pro tip: Jos budjetti on tiukka, katsasta lähialueen nousevat kyvyt – esimerkiksi hyviä TEDx-puheenvuoroja pitäneet nuoret osaajat. He voivat tuoda tuoretta näkökulmaa ja yllättää positiivisesti. Kannattaa myös muistaa, että joskus sisäinen puhuja (oman talon väki) voi olla paras valinta, jos hänellä on sekä sanottavaa että esiintymiskykyä ja yleisö tuntee hänet ennestään.

Puhujan valintaan liittyy myös imago

Minkä viestin puhujavalinta itsessään antaa? Jos tilaisuuden keynote-puhujaksi valitaan vaikkapa eettisen bisneksen puolestapuhuja, se viestii että yritys arvostaa vastuullisuutta. Jos valitaan kovan linjan myyntiguru, viesti on toisenlainen. Eli puhujan brändi ja arvot kannatta huomioida – ne heijastuvat tapahtuman brändiin.

Onpa joskus käynyt niinkin, että puhuja on joutunut perumaan tai vaihtoon maineensa takia (jos vaikkapa paljastuu mediaskandaaleja). Luonnollisesti näitä tilanteita on vaikea ennakoida, mutta yleisellä tasolla: valitse esiintyjä, jonka arvomaailma on linjassa tilaisuuden ja organisaatiosi arvojen kanssa. Silloin et joudu jälkeenpäin selittelemään valintaa.

Esiintyjän valinnassa on siis monta liikkuvaa osaa.

Yhteenvetona muutama vinkki:

• Määritä tavoite: Mikä on puheenvuoron tarkoitus (inspiraatio, opetus, viihdytys)? Kuka palvelisi tätä tarkoitusta parhaiten?
• Tunne yleisösi: Minkä tyylinen puhuja resonoi heissä? Tarvitsevatko he konkreettisia neuvoja vai isoa kuvaa, naurua vai asiaa – vai molempia?
• Tutki ja kysy suosituksia: Selvitä potentiaalisista puhujista taustat, katso videoita ja lue palautteita. Kysy verkostoltasi, jos heillä on kokemuksia kyseisistä nimistä.
• Juttele puhujan kanssa etukäteen: Saat käsityksen hänen yhteistyöhalukkuudestaan ja siitä, “klikkaako” ajatusmaailmanne yhteen tilaisuuden osalta.
• Huomioi käytännön asiat: Budjetti, aikataulut, kieli, tekniset seikat. Älä epäröi kysyä puhujalta, mitä hän tarvitsee onnistuakseen.

Valitsemalla oikean esiintyjän varmistat, että tilaisuutesi sanoma menee perille ja ihmiset lähtevät kotiin inspiroituneina. Muista, että esiintyjä on investointi tilaisuuden vaikuttavuuteen: tutkimusten mukaan hyvä keynote-puhuja voi nostaa tapahtuman arviota osallistujien mielissä merkittävästi. Ei ole ihme, että maailmanlaajuisesti ammattipuhujien kysyntä on kasvussa – alan markkinan ennustetaan kasvavan 6 % vuodessa ja yltävän globaalisti yli 4 miljardin dollarin arvoiseksi vuoteen 2033 mennessä. Meillä Suomessa skene on pienempi, mutta laadukkaita puhujia löytyy yllin kyllin, aina omien alojemme tähtiin saakka.

Kaipaatko apua sopivan puhujan löytämisessä? Autamme mielellämme kartoittamaan tilaisuuteesi parhaat vaihtoehdot – verkostomme ja kokemuksemme kautta voimme suositella juuri sinulle räätälöityjä nimiä. Kun oikea puhuja kohtaa oikean yleisön, lopputulos on taianomainen: ideat lentävät, tunteet nousevat ja ihmiset muistavat, miksi olivat paikalla.

Varaa valmennus tai konsultaatio esiintyjän valintaan liittyen. Tehdään seuraavasta tapahtumastasi ikimuistoinen valitsemalla puhuja, joka todella tekee vaikutuksen – ja tulosta. Sinun tilaisuutesi ansaitsee parhaat tekijät!