Valmentavan kehityskeskustelun koulutus ja mallit

Perinteinen kehityskeskustelu – tuo kerran vuodessa pidetty ”vuosikuulustelu” – on saanut viime aikoina haastajan: valmentava kehityskeskustelu. Siinä missä vanha malli saattoi muistuttaa yksisuuntaista palautetilaisuutta, valmentava ote korostaa dialogia, työntekijän omaa oivaltamista ja jatkuvaa kehittymistä. Yksi inhoaa kehityskeskusteluja, toinen näkee ne arvokkaina; mutta lähes kaikki ovat samaa mieltä siitä, että tapa ja tyyli ratkaisevat. Valmentavalla mallilla kehityskeskusteluista pyritään tekemään aidosti hyödyllisiä ja motivoivia kohtaamisia, ei vain kalenterin pakollinen rituaali.

Mikä erottaa valmentavan mallin?

Valmentava kehityskeskustelu tarkoittaa suunnitelmallista esimiehen ja työntekijän välistä keskustelua, jolla on selkeä päämäärä ja johon liittyy jonkinasteinen systemaattisuus ja toteutuksen säännöllisyys. Kehityskeskustelulla luodaan perusteet organisaation puitteissa tapahtuvalle yhteistyölle, poistetaan työnjakoon ja tehtäviin liittyviä epäselvyyksiä, luodaan perustaa jokapäiväiselle kanssakäymiselle ja työhön sitoutumiselle sekä puitteet niin sopivalle työmäärälle kuin henkilön jatkuvalle kehittymiselle. Näin ainakin teoriassa[23]. Laissa kehityskeskusteluita ei suoraan edellytetä, mutta käytännössä niitä pidetään hyvänä johtamiskäytäntönä – työnantajalla on jopa velvollisuus antaa työntekijälle palautetta työsuorituksesta[24], ja kehityskeskustelu on luonteva tapa toteuttaa tätä.

Valmentavassa mallissa pyritään ihannetilaan tekemällä keskustelusta aidosti vuorovaikutteinen oppimistilanne. Keskeisiä eroja valmentavassa lähestymistavassa ovat:

• Työntekijä äänessä enemmän: Perinteisesti esimies on voinut dominoida keskustelua käymällä läpi arviointilomaketta. Valmentavassa mallissa työntekijä puhuu ehkä 60–70% ajasta ja esimies keskittyy kuuntelemaan ja kyselemään oikeita kysymyksiä[25].
• Fokus tulevaisuudessa, ei vain menneessä: Vanha tapa keskittyi usein menneen vuoden suoritusten arviointiin. Valmentava kehityskeskustelu toki käsittelee palautetta, mutta katse on erityisesti tulevassa – työntekijän tavoitteissa, unelmissa ja kehitystarpeissa. Kysymykset kuten ”Mihin haluaisit seuraavaksi kehittyä?” tai ”Mikä sinua motivoi eniten työssä?” ovat keskiössä.
• Ratkaisukeskeisyys ja vahvuudet: Sen sijaan, että keskustelu jumittuisi ongelmien ruotimiseen, valmentava ote etsii ratkaisuja ja tunnistaa vahvuuksia. Esimies voi kysyä: ”Missä koet olevasi omimmillasi? Kuinka voisimme hyödyntää vahvuuksiasi enemmän?” Tämä luo keskusteluun myönteisen vireen ja innostusta.
• Yhteinen vastuu ja sitoutuminen: Lopuksi sovitaan konkreettiset askeleet – sekä esimies että työntekijä sitoutuvat tekemään osansa. Esimies voi luvata tiettyä tukea (esim. koulutusmahdollisuus, mentorin järjestäminen) ja työntekijä asettaa itselleen kehitystavoitteita. Näin molemmat lähtevät tapaamisesta selkein sävelin.

Valmentava kehityskeskustelu muistuttaa monella tapaa coaching-sessiota. Esimieheltä se vaatii coaching-taitoja: aktiivista kuuntelua, avoimia kysymyksiä, empatiaa ja kykyä olla ohjaamatta liikaa. Työntekijältä se edellyttää valmistautumista ja rohkeutta itsearviointiin. Monet organisaatiot kouluttavatkin esihenkilöitään valmentavaan otteeseen. Työntekijöille voi puolestaan tarjota etukäteen mietittäväksi kysymyksiä: ”Missä olen onnistunut? Mitä haluan oppia? Mitkä ovat uratavoitteeni?”

Coaching-taidot esihenkilöille ja esimerkki mallista

Valmentava johtaminen on trendi, joka leviää työelämässä laajasti. Sen ytimessä on ajatus, että hyvä esihenkilö ei ainoastaan käske ja kontrolloi, vaan kysyy ja kuuntelee. Kehityskeskustelu on oiva paikka harjoittaa tätä. Jos perinteisessä mallissa esimies oli ”tenttaaja”, valmentavassa rooli on enemmän mentorin tai sparraajan. Esihenkilön kannattaa hyödyntää aktiivisen kuuntelun tekniikoita: toistaa omin sanoin työntekijän kertomaa (”Eli koet, että projektipaineet ovat verottaneet luovuuttasi, ymmärsinkö oikein?”), osoittaa eleillä ja äännähdyksillä seuraavansa, ja välttää keskeyttämistä.

Tärkeitä ovat myös avoimet kysymykset. Hyviä coaching-tyylisiä kysymyksiä kehityskeskusteluun ovat esimerkiksi:

• ”Mikä työssäsi on tällä hetkellä inspiroivinta ja mikä turhauttaa eniten?”
• ”Millaista tukea toivoisit minulta tavoitteidesi saavuttamiseen?”
• ”Kuvitellaan, että vuosi on kulunut ja kaikki on mennyt hyvin – mitä on tapahtunut ja mitä olet oppinut?”

Tällaiset kysymykset ohjaavat työntekijää itse pohtimaan ja oivaltamaan. Esihenkilön rooli on fasilitoida ajattelua, ei antaa valmiita vastauksia. Tarvittaessa esimies toki tarjoaa näkemyksiään ja palautetta, mutta lähtökohtaisesti työntekijä löytää itse ratkaisuja omiin haasteisiinsa. Tämä lisää sitoutumista niihin ratkaisuihin.

Miltä valmentava kehityskeskustelu voisi käytännössä kuulostaa? Tässä yksinkertaistettu skripti:

1. Kuulumisten vaihto ja aloitus: ”Miten menee? Onko jotain mielessä ennen kuin aloitetaan?” – Rentoa juttelua luottamuksen lisäämiseksi.
2. Agenda ja tavoite: ”Tänään on tarkoitus käydä läpi viime kauden opit ja miettiä ensi vuoden tavoitteita. Mitä sinä haluaisit erityisesti käsitellä?” – Sovitaan yhdessä keskustelun sisällöistä.
3. Katsaus menneeseen vahvuuksien kautta: ”Mitkä olivat onnistumisiasi? Mitä haasteita kohtasit?” – Esimies antaa myös omat positiiviset havaintonsa ensin. Palautetta annetaan rakentavasti: kehutaan hyvin menneet asiat konkreettisin esimerkein ja kehityskohteista puhutaan ratkaisujen kautta (”Mietitään yhdessä, miten voisitte tiiminä parantaa tiedonkulkua…”).
4. Tulevaisuuden tavoitteet ja unelmat: ”Mitä haluaisit saavuttaa tulevana vuonna? Entä pidemmällä tähtäimellä urallasi?” – Työntekijä pohtii ja esimies kuuntelee. Sitten yhdessä tarkennetaan tavoitteita niin, että ne ovat linjassa myös yrityksen tavoitteiden kanssa.
5. Kehitystarpeet ja -toiveet: ”Mitä taitoja tai tietoja haluaisit kehittää? Miten minä tai yritys voisimme auttaa niiden kehittämisessä?” – Tässä kohtaa suunnitellaan konkreettisia toimenpiteitä: koulutukset, uudet projektit, mentorointi tms. Kirjataan ylös.
6. Työhyvinvointi ja jaksaminen: ”Miten koet työkuormasi ja työn ja vapaa-ajan tasapainon?” – Käydään läpi työmäärä, stressitekijät ja mahdolliset tuen tarpeet. Työhyvinvointi pidetään tietoisesti agendalla[26], koska kehityskeskustelu on erinomainen paikka tunnistaa, jos jokin kuormittaa liikaa.
7. Yhteenveto ja sitoumus: Esimies vetää yhteen sovitut asiat: ”Eli pääkohdat: Sinä keskityt kasvattamaan projektinhallintataitojasi X-kurssilla, minä järjestän sinulle mentorin tuohon asiakasneuvotteluun. Sovittiin myös, että pyrit lopettamaan työt klo 17 mennessä useammin oman jaksamisesi takia, ja minä autan priorisoimaan. Seurataan näitä.” – Molemmat osapuolet vahvistavat ymmärtäneensä ja sitoutuvat.
8. Lopetus myönteisesti: Kiitetään avoimuudesta. Esimies voi sanoa: ”Kiitos hyvästä keskustelusta, arvostan sun panosta ja luotan että ensi vuodesta tulee hieno.” – Myönteinen palaute lopussa motivoi.

Tämä skripti on ohjeellinen – jokainen keskustelu on omanlaisensa. Tärkeintä on, että lopputulos ei jää sanahelinäksi, vaan konkreettiset jatkoaskeleet on sovittu. Hyvä käytäntö on, että esimies kirjaa ylös pääkohdat ja lähettää ne työntekijälle varmistukseksi, että molemmat muistavat samat asiat.

Hyödyt: motivaatio, sitoutuminen ja työsuhdeturva

Kun kehityskeskustelut toteutetaan valmentavalla otteella, niiden hyödyt alkavat oikeasti näkyä. Työntekijän motivaatio kasvaa, kun hän kokee tulevansa kuulluksi ja pääsee vaikuttamaan omaan kehittymiseensä. Samalla syntyy selkeämpi ymmärrys siitä, miten oma työ linkittyy organisaation isompiin tavoitteisiin – tämä lisää työn merkityksellisyyden kokemusta. Onkin sanottu, että hyvä kehityskeskustelu on kuin yhteinen kartanpiirtohetki: hahmotetaan, missä nyt ollaan ja mihin suuntaan lähdetään seuraavaksi.

Esihenkilö puolestaan saa arvokasta tietoa siitä, mikä hänen tiimiläisiään oikeasti motivoi ja missä he tarvitsevat tukea[27][28]. Hyvä kehityskeskustelu auttaa tunnistamaan työntekijän ”kipinän” – sen, mikä saa hänet syttymään työssä[27]. Tätä tietoa hyödyntämällä voidaan esimerkiksi löytää talon sisältä piilotettuja kykyjä ja välttyä turhilta rekrytoinneilta, kun motivoituneelle työntekijälle tarjotaan uusia haasteita[29].

Valmentavan mallin laajemmat hyödyt näkyvät myös organisaatiotasolla. Kehityskeskustelut eivät enää ole pelkkää menneen arviointia, vaan osa jatkuvaa oppimista ja strategista kehittymistä. Organisaatio oppii tuntemaan henkilöstönsä vahvuudet ja kiinnostuksen kohteet paremmin, mikä helpottaa esimerkiksi projektien miehitystä ja seuraajasuunnittelua. Kun ihmiset kehittyvät ja liikkuvat organisaation sisällä oikeisiin paikkoihin, myös yrityksen osaamispääoma kasvaa.

Työturvallisuuskeskuksen blogissa todetaan osuvasti: ”Kehityskeskustelu perustuu tasavertaiseen mielipiteiden vaihtoon, jossa keskinäinen luottamus ja arvostus vallitsevat… Kehityskeskustelu on molemminpuolinen oppimistilanne, ei selitysten ja syntipukkien etsintää… Osaamisen ennakoiva kehittäminen vahvistaa työsuhdeturvaa yksilötasolla ja luo edellytykset yrityksen kilpailukyvyn säilymiselle.”[30]. Tämä kiteyttää valmentavan kehityskeskustelun perimmäisen tarkoituksen: sekä työntekijä että työnantaja hyötyvät. Työntekijä tuntee olonsa varmemmaksi (työsuhdeturva paranee), kun hänen osaamistaan kehitetään ennakoivasti eikä vasta sitten, kun osaaminen vanhenee. Organisaatio taas säilyttää kilpailukykynsä, kun se pitää huolta taitojen ajantasaisuudesta ja henkilöstön sitoutumisesta.

Checklist: Näin onnistut valmentavassa kehityskeskustelussa

Lopuksi keräsimme muistilistan esihenkilölle valmentavan kehityskeskustelun toteuttamiseen:

• Valmistaudu hyvin: Perehdy etukäteen työntekijän suoriutumiseen, mutta myös hänen taustaansa, tavoitteisiinsa ja mahdollisiin aiempiin keskusteluihin. Valmistele avoimia kysymyksiä. Lähetä työntekijälle pohdittavaksi kysymyksiä ennakkoon.
• Rakenna luottamus aluksi: Varaa rauhallinen ympäristö ja riittävästi aikaa (ei kännykän vilkuilua!). Aloita kevyesti kuulumisilla, luo rento ilmapiiri.
• Kuuntele 80/20-suhteella: Pidä oma puheosuutesi pienenä aloittajakommenttien jälkeen. Anna työntekijän kertoa omin sanoin tilanteestaan. Kuuntele aktiivisesti – nyökyttely, toistaminen, tarkentavat kysymykset.
• Kysy avoimesti ja myönteisesti: Vältä ”Miksi et onnistunut tässä?” -tyyppisiä syyllistäviä kysymyksiä. Muotoile kysymykset tulevaisuuteen suuntaaviksi (”Miten voisimme varmistaa, että…”) ja voimavaralähtöisiksi.
• Pidä hyvinvointi agendalla: Varmista, että keskustelussa sivutaan myös jaksamista ja työoloja[26]. Kysy suoraan, miten työntekijä voi ja onko tarvetta muutoksille työn kuormituksessa. Tämä osoittaa välittämistä ja voi ehkäistä ongelmia ajoissa.
• Anna palautetta rakentavasti: Kerro positiiviset havainnot selkeästi (”Huomasin, että olet todella kehittänyt raportointitaitojasi…”). Käsittele kehityskohteet ratkaisu edellä (”Mietitään yhdessä, miten voisit saada enemmän tukea myyntityöhön…”). Muista, että kehityskeskustelu ei ole ainoa hetki palautteelle – yllätyksiä ei pitäisi tulla, jos olet antanut palautetta pitkin vuotta.
• Sovi konkreettiset seuraavat askeleet: Älkää lopettako keskustelua ilman suunnitelmaa. Kirjatkaa ylös 2–3 konkreettista toimenpidettä tai tavoitetta sekä kuka tekee mitäkin. Varmista yhteisymmärrys. Myös aikataulu follow-upille (esim. ”Palataan tähän maaliskuussa”) on hyvä sopia.
• Seuraa ja tue: Kehityskeskustelu ei ole irrallinen tapahtuma. Palaa sovittuihin asioihin arjessa: kysy kuukausipalaverissa ”Miten sen kurssin kanssa menee, johon lähdit? Tarvitsetko apua?” Näin työntekijä näkee, että otat oikeasti koppia sovitusta.
• Roolita itsesi uudelleen: Ole kehityskeskustelussa valmentaja, et tuomari. Luovu ylimmän pomon roolista ja lähesty tasavertaisena keskustelukumppanina, jonka yhteinen tavoite on työntekijän kasvu ja organisaation menestys.
• Jatka oppimista: Pyydä lopuksi palautetta myös itseltäsi: ”Miten koit tämän keskustelun? Voinko esihenkilönä tehdä jotain paremmin?” Tämä osoittaa esimerkillä, että kehittyminen kuuluu kaikille, myös esimiehelle.

Varaa paikkasi valmentavan esihenkilötyön koulutukseen – Tarjoamme käytännönläheistä koulutusta ja sparrausta kehityskeskustelutaitojen hiomiseksi. Opi kysymään oikeat kysymykset, kuuntelemaan aktiivisesti ja rakentamaan motivaatiota tiimiisi. Tutustu koulutukseemme ja nosta kehityskeskustelusi uudelle tasolle!