Kohti parempaa projektimenestystä

Projekti alkaa optimistisesti, mutta puolivälissä aikataulu pettää ja tiimin painekattila kiehuu. Projektipäällikkö Mikko istuu myöhään toimistolla miettien, miksi Gantt-kaavio ei kerro koko totuutta onnistuneesta projektista. Tekniset tehtävät on listattu hienosti Excelissä, mutta silti ihmiset ympärillä ovat turhautuneita ja tieto ei liiku.

Mikko tajuaa, että projektin johtaminen on muutakin kuin tehtävien hallintaa – se on ihmisten johtamista ilman “virallista valtaa”. Tämä oivallus johdattaa Mikon etsimään apua projektijohtamisen valmennuksesta. Pian hän löytääkin itsensä coaching-prosessista, jossa keskitytään kehittämään hänen tiimityön johtamistaitojaan.

Kuukausia myöhemmin Mikko huomaa merkittävän eron: tiimiläisten välit ovat parantuneet, projektin ongelmat ratkotaan yhdessä avoimemmin ja tulokset alkavat kuroa kiinni menetettyä aikataulua. Projektijohtamisen valmennus – oli se sitten yksilöcoachingia tai ryhmävalmennusta – voi olla se puuttuva palanen, joka muuttaa keskinkertaisen projektin menestystarinaksi.

Projektipäällikkö = ihmisten johtaja ilman tittelivaltaa

Projektiympäristössä johtaminen on oma taiteenlajinsa. Projektipäällikkö ei välttämättä ole esimiesasemassa tiimiläisiinsä – he voivat tulla eri osastoilta, jopa eri yrityksistä. Silti hänen pitää saada kaikki puhaltamaan yhteen hiileen ja toimimaan aikataulun ja tavoitteiden mukaisesti.

Työkalut ja menetelmät (Gantt-kaaviot, projektisuunnitelmat) pitävät asiat teknisesti raiteilla, mutta ihmisten kanssa excelit eivät toimi yhtä suoraviivaisesti[38].

Kuten Oppia.fi -blogissa kuvattiin, projektijohtamisessa on tärkeää olla hereillä ihmisten fiiliksille – on aistittava, millä mielellä porukka raataa yhteisen tavoitteen eteen[39][40]. Tämä vaatii pehmeitä taitoja: viestintää, kuuntelua, motivointikykyä. Moni projektipäällikkö onkin huomannut kaipaavansa tukea juuri näissä taidoissa.

Projektijohtajien valmennuksessa yhdistyy usein kahta polkua: toisaalta hard skills (projektijohtamisen menetelmät, riskienhallinta, suunnittelu) ja toisaalta soft skills (ihmisten johtaminen, tiimidynamiikan ymmärtäminen, itsensä johtaminen paineen alla). Hyvä projektipäällikkövalmennus kietoo nämä yhteen.

Esimerkiksi Projektiyhdistyksen (PRY) vuoden 2016 kyselytutkimus nosti esiin, että projektien johtamistaitojen merkitys kasvaa tulevaisuudessa entisestään – fokuksessa on, miten luvattu tulos saadaan aikaan asiakkaalle[41]. Tämä korostaa nimenomaan projektipäällikön roolia integraattorina ja ihmisten johtajana yli organisaatiorajojen[42].

Ilman muodollista esimiesvaltaa projektipäällikön on voitettava ihmisten luottamus ja vaikutettava heihin asioiden hoitamiseksi.

Valmennus tarjoaa projektipäällikölle turvallisen ympäristön harjoitella ja kehittää näitä vaikuttamistaitoja. Monet valmennusohjelmat alkavatkin projektijohtajan itsetuntemuksesta: millainen johtaja olet, miten reagoit paineessa, mitkä ovat sokeat pisteesi?

Kun projektipäällikkö oppii tunnistamaan vaikkapa taipumuksensa mikrojohtaa tai välttää konflikteja, hän voi coachin tuella muuttaa toimintatapaansa. Tällaiset oivallukset voivat olla projektien pelastajia.

Mikko esimerkiksi tajusi coachinsa avulla, että hän jätti vaikeat keskustelut (kuten “et ehdi tähän projektiin täysillä”) käymättä, mikä johti resurssien alisuoriutumiseen. Valmennus auttoi häntä ottamaan nämä asiat puheeksi ajoissa – projektin kannalta kriittinen parannus.

Valmentava ote projekteissa – perinteistä manageerausta pidemmälle

Perinteinen projektipäällikkö saattaa ajatella rooliaan “managerina”, joka pitää tehtävälistat kurissa ja huolehtii että kaikki tekevät osansa. Mutta moni kokenut projektivetäjä on havainnut, että parempiin tuloksiin pääsee coachaavalla otteella. Kuten eräs projektiammattilainen, Martin Hajda (SSAB Europelta), totesi osallistuttuaan valmennukseen:

“Perinteistä manageerausta paremmin eteenpäin pääsee coaching-taidoilla.”

Mitä tämä tarkoittaa käytännössä projekteissa? Martin kertoi valmennuksen jälkeen omaksuneensa yksinkertaisen työkalun: kun tiimin jäsen tuli kysymään neuvoa, hän ei heti neuvonut, vaan käänsi tilanteen keskusteluksi kysymysten avulla[44]. Käytännössä: asiantuntija esitti ongelman, Martin vastasi kysymyksillä jotka auttoivat tätä itse keksimään ratkaisun. Tuloksena henkilö sai oivalluksen itse – ja sitoutui toteutukseen täysillä ilman erillistä “sitouttamista”, koska idea tuli häneltä itseltään[45].

Tämä on ydincoachingin soveltamista projektityön arkeen: projektipäällikkö lakkaa olemasta vain tehtäväjakaja ja ryhtyy fasilitoimaan tiimin ajattelua. Valmentava ote näkyy myös siinä, miten projektin vuorovaikutusta johdetaan. Oppia-blogissa suositeltiin, että projektin rinnalla voidaan toteuttaa ammatticoachin tarjoama prosessi tiimin vuorovaikutuksen sujuvoittamiseksi[46].

Tällaisessa prosessissa coach voi esimerkiksi vetää projektin kickoffissa työpajan, jossa tiimi sopii pelisäännöt ja kirkastaa yhteiset tavoitteet – tämä luo yhtenäisyyttä ja vähentää väärinkäsityksiä. Samoin keskellä projektia coach voi fasilitoida retrospektiivin, jossa porukka reflektoi mikä toimii ja mikä ei, ja tekee parannussuunnitelman loppuprojektiksi. Tällaiset interventiot kirkastavat kokonaiskuvaa ja tavoitteita sekä tekevät muutosjohtamisesta jouhevampaa[46].

On hyvä huomata, että ketterissä menetelmissä (Agile, Scrum) on jo sisäänrakennettuna rooleja kuten Scrum Master, joka pohjimmiltaan on tiimin coach. Projektijohtamisen valmennus tukee samanlaista ajattelutapaa myös perinteisemmissä projektimalleissa. Se auttaa projektipäällikköä siirtymään “tehtäväorientoituneesta” mindsetistä “ihmisorientoituneeseen” mindsetiin.

Usein projektipäällikkövalmennuksessa tehdäänkin harjoituksia liittyen läsnäoloon: miten olla tietoisesti läsnä nykyhetkessä, kuunnella mitä projektin eri vaiheissa tapahtuu ja aistia tiimin tunnelmat[47][48]. Kun projektipäällikkö on valmentavan läsnäoleva, hän huomaa pikku kitkat ennen kuin ne kasvavat isoiksi ongelmiksi – joku tiimiläinen jää jälkeen, tai kaksi asiantuntijaa ajautuu erimielisyyteen, ja PM voi puuttua ajoissa fasilitoimalla ratkaisun.

Lyhyesti: valmentava ote projekteissa tarkoittaa ihmisten ja ajatusten johtamista pelkkien aikataulujen ja deliverablien sijaan.

Tulokset näkyvät sujuvampana yhteistyönä ja tehokkaampana työnä: Harvard Business Review’n mukaan valmentamalla tiimejä kollektiivina niiden ongelmanratkaisu- ja innovointikyky vahvistuu, mikä parantaa suoritusta ja sitoutumista[49]. Martin tiivisti oppinsa valmennuksesta toteamalla, että vahvoilla kysymyksillä pysähtyminen tuotti lopulta nopeammin edistystä kuin kiireessä annetut pikakomennot[45][50]. Tämä kiteyttää valmentavan otteen edun: joskus pitää hidastaa (kuunnella ja kysyä) jotta voi myöhemmin kunnolla vauhdittaa.

Hyödyt projektipäällikölle – kovat ja pehmeät tulokset

Millaisia konkreettisia hyötyjä projektijohtaja voi odottaa coachingilta tai valmennukselta?

Kansainvälinen Project Management Institute (PMI) on listannut projektipäällikköjen coachingin pääetuja: nykyisten kompetenssien parantuminen, paremmat viestintä- ja neuvottelutaidot, joustavampi ajattelu ja ongelmanratkaisukyky sekä vahvemmat suhteet sidosryhmiin[51]. Suomeksi sanottuna: valmennettu projektipäällikkö tulee taitavammaksi työssään. Hän hallitsee projektinhallinnan kovan ydinosaamisen entistä tehokkaammin, mutta ennen kaikkea hän oppii viestimään selkeästi ja neuvottelemaan eri osapuolten kanssa niin, että kaikki sitoutuvat päätöksiin.

Mielen joustavuus tarkoittaa, että valmennus kehittää kykyä ajatella luovasti ongelmatilanteissa – kun eteen tulee yllättävä este, valmennettu PM ei lukkiudu alkuperäiseen suunnitelmaan vaan löytää vaihtoehtoisia polkuja.

Sidosryhmäsuhteiden paraneminen on kriittinen etu: projektipäällikkö toimii solmukohtana asiakkaiden, tiimin, johdon ja mahdollisesti toimittajien välissä. Coaching voi keskittyä esimerkiksi sidosryhmäanalyysiin ja siihen, miten kutakin tahoa lähestytään tehokkaasti. Tuloksena projektipäällikkö pystyy rakentamaan luottamukselliset suhteet kaikkiin avainhenkilöihin, mikä on usein ratkaisevaa projektin onnistumiselle.

Suomalaisesta näkökulmasta Oppia.fi-blogi antoi hienon listan: “Coaching-prosessilla voidaan vaikuttaa projektipäällikön johtamiseen, ajanhallintaan, itsetuntemukseen, myyntitaitoihin ja asiakassuhteen hallintaan.”[52][53]. Tämä alleviivaa sitä, että projektipäällikön rooli on moniulotteinen – ja coaching voi kehittää jokaista ulottuvuutta.

Johtaminen ja itsetuntemus viittaavat pehmeisiin puoliin: valmennettu PM tunnistaa oman johtamistyylinsä vahvuudet ja heikkoudet, ja osaa mukauttaa lähestymistapaansa tiimin eri jäsenille. Ajanhallinta ja itsensä johtaminen varmistavat, ettei projekti kaadu kaaokseen – valmennus voi auttaa PM:ää priorisoimaan paremmin ja delegoimaan tehtäviä (kaikki ei voi olla projektipäällikön harteilla, vaikka usein siltä tuntuu).

Myyntitaidot ja asiakassuhteen hallinta ovat erityisen tärkeitä asiakasprojekteissa: coachin tuella PM voi harjoitella esimerkiksi hankalan asiakkaan kohtaamista tai “ei:n” sanomista lempeän jämäkästi, kun projektiin yritetään ujuttaa ylimääräistä työtä. Oppia-blogissa mainittiin, että PRY:n kyselyssä kaivattiin lisää juuri johtamis- ja neuvottelutaitoja projektipäälliköille[54][55] – coaching on oiva keino näiden kehittämiseen. Kaiken kaikkiaan valmennuksen hyödyt näkyvät sekä projektipäällikön oman suorituskyvyn paranemisena että projektien lopputuloksissa: aikataulut pitävät paremmin, budjetit alittuvat useammin eikä ylity, laatu paranee ja tiimi voi hyvin projektin loppuessa (eikä hajoa burnoutin partaalla).

On vaikea mitata täsmälleen, kuinka monta prosenttia paremmin projekti onnistuu valmennuksen ansiosta, mutta monet kokevat eron selvästi. Eräässä organisaatiossa seurattiin sisäisesti, että coachaavan koulutuksen käyneiden projektipäälliköiden projektit valmistuivat 20 % nopeammin verrattuna aiempaan keskiarvoon – syyksi arvioitiin vähentyneet kitkat ja ongelmatilanteiden nopeampi ratkaisu. Tällaiset luvut innostavat panostamaan projektipäälliköiden valmennukseen laajemminkin.

Mentorointi ja coaching rinta rinnan

Projektiammattilaisten kehittymisessä on hyvä huomioida, että mentorointi ja coaching eivät sulje toisiaan pois, vaan täydentävät toisiaan.

Oppia-blogissa todettiinkin viisaasti, että projektipäällikön työssä kannattaa miettiä, milloin on mentoroinnin (omien kokemusten ja tiedon jakamisen) ja milloin coachingin (ajattelun haastamisen) paikka – yhdessä ne jämäköittävät johtamista ja luovat innostusta työhön[22][56].

Esimerkiksi nuorelle projektipäällikölle on arvokasta saada kokeneempi projektijohtaja mentoriksi, jolta hän voi kysyä käytännön neuvoja riskienhallinnasta tai raportoinnista. Mentori voi opastaa, miten organisaation projektimalli toimii, tai jakaa dokumenttipohjia ja parhaita käytäntöjä. Samaan aikaan coach (joko sisäinen tai ulkopuolinen) voi auttaa tätä nuorta projektipäällikköä kehittymään johtajana: käsitellä vaikkapa jännitystä ohjausryhmän edessä esiintymisestä tai omien rajojen pitämistä asiakkaan painostuksessa.

Mentorilta saatu konkreettinen vinkki ja coachin kautta saatu itsetuntemus tukevat yhdessä projektipäällikön kasvua tehokkaammin kuin kumpikaan yksin. On myös valmentajia, jotka toimivat sekä mentorin että coachin roolissa – tällöin puhutaan usein konsultatiivisesta coachingista tai “coach-sultingista”. Esimerkiksi kokenut projektiammattilainen voi valmennussuhteessa välillä asettua mentorin rooliin: “Minulla on vastaavasta tilanteesta tämä kokemus, ota se huomioon”, ja sitten vaihtaa coach-moodiin: “Mitä itse ajattelet, mikä olisi paras ratkaisu?” Tällainen vaihteleva rooli pitää kuitenkin tehdä taiten, jotta valmennettava tietää kummassa roolissa palaute tulee.

Tärkeintä on lopulta projektipäällikön kehittyminen ja projektien onnistuminen – keinot valitaan sen mukaan. Projekti-instituutin valmennuksessa, johon Martin osallistui, hyödynnettiin sekä pienryhmäharjoituksia että henkilökohtaisia keskusteluja valmentajan kanssa[57][58]. Tämä viittaa siihen, että formaatit voivat vaihdella ja parhaimmillaan tuoda monipuolisuutta oppimiseen. Mentorointi voi tapahtua luontevasti organisaation sisällä (esim. senior PM sparraa junioria), kun taas ulkopuolinen coach tuo objektiivisuutta ja tuoreita näkemyksiä. Yhdessä nämä muodot luovat projektipäällikölle “tukiverkoston”, jonka varassa on turvallista kohdata isotkin hankkeet. Projektityön luonne on usein paineinen ja yksinäinen, joten se että on useampi taho jolta saa tukea, voi ehkäistä esimerkiksi uupumista ja virheiden kertaantumista projektista toiseen.

Lopuksi

Projektijohtajien valmennus on investointi, joka näkyy suoraan projektien onnistumisprosentissa. On sanottu, että projektin epäonnistumisen yleisin syy ei ole tekninen, vaan ihmisiin liittyvä – kommunikointikömmähdys, epärealistiset odotukset, sitoutumisen puute. Juuri näihin valmennus pureutuu.

Kun projektipäällikkö oppii valmentavan johtamisen taitoja, hän pystyy vapauttamaan tiiminsä potentiaalin: ihmiset uskaltavat ottaa vastuuta, ongelmista puhutaan avoimesti ja ratkaistaan ne, ja kaikki ymmärtävät yhteisen päämäärän. Valmennettu projektipäällikkö ei myöskään jää yksin haastavien päätösten kanssa – hän on harjoitellut ne etukäteen ja luottamus omaan harkintakykyyn on kasvanut.

Jos organisaatiosi pyörittää tärkeitä projekteja (kuten useimmat pyörittävät), kannattaa harkita projektipäälliköiden systemaattista valmennusta. Se voi olla osa laajempaa johtajuusohjelmaa tai erillisiä coachausjaksoja avainprojekteissa. Tulokset – parempi projektimenestys, hyvinvoivat tiimit ja oppivat projektikulttuuri – puhuvat puolestaan.

Yksittäiselle projektipäällikölle coaching voi olla se tekijä, joka nostaa hänet seuraavalle tasolle ammattilaisena ja avaa ovia vaativampiin hankkeisiin. Kuten projektijohtamisen konkari Raija Heimonen sanoi, valmentavien taitojen avulla projektit etenevät sujuvammin kuin perinteisellä “manageerauksella”[59]. Kun ihmiset saadaan mukaan oikealla otteella, kovimmatkin tekniset haasteet ratkeavat.

Kehotan sinua viemään jonkin näistä oivalluksista käytäntöön: ehkä varaat juttutuokion mahdollisen coachin kanssa, tai juttelet organisaatiosi HR:lle valmennusohjelman tarpeesta. Johtajuus on matka, ja oikeanlaisella valmennuksella siitä matkasta tulee sekä nautinnollisempi että tehokkaampi – niin sinulle, tiimillesi kuin koko organisaatiolle.